Evenementenvergunning
Hoe vraag ik een evenementenvergunning aan?
Heeft u een evenementenvergunning nodig. Lees dan eerst de belangrijker informatie op deze pagina. Vervolgens kunt u de vergunning aanvragen via het formulier evenementenvergunning.
Dien uw aanvraag voor een evenementenvergunning tijdig en volledig in:
- Minimaal 6 weken voor aanvang van het evenement bij kleine evenementen
- Minimaal 12 weken voor aanvang van het evenement bij grote evenementen
Wat zijn de gevolgen van niet tijdig/volledig indienen?
- Heeft u uw evenementenvergunningaanvraag niet tijdig ingediend, dan nemen wij uw aanvraag niet in behandeling.
- Bent u wel tijdig met het indienen van de evenementenvergunningaanvraag, maar is de aanvraag niet volledig terwijl de termijn is verstreken, dan stellen wij uw aanvraag buiten behandeling.
In beide gevallen kan uw evenement niet door gaan. Wij adviseren u daarom tijdig digitaal een aanvraag voor een evenementenvergunning bij ons in te dienen. Een mooie richtlijn daarbij is om het aantal weken bijvoorbeeld te verdubbelen (6 = 12 en 12 = 24).
Voor alle aanvragen geldt dat er direct bij de aanvraag een goed doordacht volledig draaiboek bijgevoegd moet zijn, waar in opgenomen o.a. de lijst van contactpersonen, het programma, een calamiteiten plan, een risicoscan, een plattegrond van het terrein / en of de route etc.
Vraag nu een evenementenvergunning aan
In de evenementenvergunning komen zaken aan de orde als:
- muziek en geluid;
- de begin- en eindtijden van het evenement;
- parkeervoorzieningen;
- bereikbaarheid en doorgang voor nood- en hulpdiensten;
- milieu en afval;
- veiligheid;
- drankverstrekking;
- plaatsing van een (feest)tent
Situatieschets
Bij elke aanvraag moet een situatieschets worden meegestuurd.
Constructietekening/plattegrond podium, tent en/of tribune
Wanneer u een podium, tent of tribune plaatst moet u constructietekeningen bijvoegen. In het geval van een tent moet ook een plattegrond van de indeling van de tent worden toegevoegd.
Toestemming eigenaar
Als het evenement wordt gehouden op privé terrein van iemand anders dan u als aanvrager moet u een schriftelijke toestemming van de eigenaar bijvoegen.
Plattegrond verkeersmaatregelen
Wanneer er tijdelijke verkeersmaatregelen moeten worden getroffen moet u een plattegrond van de verkeersmaatregelen toevoegen.
Bij de beoordeling van een vergunningaanvraag wordt onder meer rekening gehouden met de volgende punten:
- het beslag dat het evenement legt op ruimte,
- tijd en hulpdiensten;
- het aantal bezoekers dat u verwacht;
- het woonleefklimaat;
- of er gevaar bestaat voor de openbare orde, gezondheid of veiligheid (waaronder de brandveiligheid en het voorkomen van wanordelijkheden);
- of het evenement het verkeer belemmert;
- of er gevaar bestaat voor verontreiniging, aantasting van het uiterlijk van de gemeente, beschadiging van de groenvoorzieningen of van voorzieningen voor het openbaar nut;
- of de organisator voldoende garantie biedt voor een goed verloop van het evenement en voor het voorkomen of zo veel mogelijk beperken van schade aan het milieu.
Zorg ervoor dat de aanvraag compleet is. Is dit niet het geval, dan laat de gemeente u weten binnen welke termijn u de ontbrekende stukken alsnog kunt inleveren. Vult u de aanvraag niet op tijd aan, dan wordt deze niet in behandeling genomen.
Wilt u tijdens het evenement zwak- alcoholhoudende drank (15% alcoholpercentage of minder) schenken op een locatie die niet valt onder een Drank- en horecavergunning? Dan heeft u een ontheffing nodig op grond van artikel 35 van de Drank- en Horecawet. Op het aanvraagformulier van de evenementenvergunning kunt u tegelijkertijd deze ontheffing aanvragen.
Wilt u tijdens het evenement een tent plaatsen waarin meer dan 150 personen tegelijk aanwezig kunnen zijn? Dan moet u een melding doen voor het brandveilig gebruik daarvan. Wanneer u op het aanvraagformulier evenementenvergunning vermeldt dat u tenten wilt plaatsen, doet u automatisch deze melding.
U moet bij uw aanvraag een plattegrondtekening van de tent inleveren op schaal 1:100 met daarop ingetekend:
- de nooduitgangen;
- de vluchtwegaanduidingen;
- de blusmiddelen;
- de bar, podia, et cetera.
Als u tijdens het evenement gebruik wil maken van versterkt geluid, dan gelden de volgende regels:
geluidsbronnen zo plaatsen dat zij voor omwonenden zo min mogelijk geluidsoverlast veroorzaken;
een maximaal geluidsniveau brengen (gemeten twee meter voor de gevels van omliggende woningen) van:
- dagperiode (07.00-19.00 uur): 85 dB(A);
- avondperiode (19.00-23.00 uur): 80 dB(A);
- nachtperiode (23.00-07.00 uur): 75 dB(A) bij meerdaagse evenementen geldt 1 avond als eindtijd tot 02.00 uur, voor de overige avonden geldt een eindtijd van 24.00 uur met een uitlooptijd (geleidelijke afvloeiing van publiek) tot 01.00 uur
Voor het rijden met een geluidswagen gelden de volgende regels:
- u doet alle straten maximaal één keer aan;
- u volgt aanwijzingen van of namens de politie op.
Het kan voorkomen dat u voor het evenement gebruik moet maken van de openbare ruimte of dat u zich tijdens het evenement niet aan de geldende verkeersregelgeving kunt houden. Wanneer u op het aanvraagformulier evenementenvergunning vermeldt dat u gebruik moet maken van de openbare ruimte of dat u zich niet aan de geldende verkeersregelgeving kunt houden, vraagt u daarmee automatisch een tijdelijke ontheffing aan.
De procedure voor het gebruik van materialen, zoals dranghekken en borden is als volgt:
Wij stellen kosteloos diverse materialen, zoals dranghekken, bebording en afvalcontainers ter beschikking. Dit onder voorbehoud dat de materialen voorradig zijn. De materialen kunnen op afspraak door uzelf worden afgehaald aan de Oelenboom 10 (team Buitendienst) in Gieten. Na afloop van het evenement brengt u zelf de geleende materialen weer terug aan de Oelenboom. U kunt de door u gewenste materialen lenen via het online formulier op onze website www.aaenhunze.nl/uitleen. Het online formulier geeft geen garantie van beschikbaarheid.
Bij elke aanvraag moet een goed doordacht draaiboek met daarin opgenomen een veiligheidsplan worden meegestuurd. Hierin omschrijft u de opzet c.q. het programma van uw evenement.
Een voorbeeld format Draaiboek kunt u hier downloaden.